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Eine Kundin unterschreibt die Datenschutzerklärung am Rückdisplay der Kasse und erlaubt somit die Speicherung ihrer Daten

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Gewappnet für den Datenschutz

Clarity & Success

Am 25. Mai tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union in Kraft, die auch Juweliere und Goldschmiede dazu zwingt, personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern besser zu schützen – wer es nicht tut, muss mit hohen Strafen rechnen. Die Experten von Clarity & Success erleichtern diesen Vorgang mit der „Juwelier Management Software“ und geben hilfreiche Tipps.

Die Europäische Union verschärft ab Mai den Datenschutz, Juweliere und Goldschmiede sollten sich möglichst schnell darauf einstellen. Denn die Strafen für die Speicherung und Nutzung von Kundendaten ohne deren Einwilligung sind mit bis zu maximal 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des erzielten Umsatzes vorgesehen. Möglich ist außerdem, dass Privatleute Händler ohne vorliegende Datenschutzerklärung verklagen.

Unternehmer müssen nun prüfen, welche ihrer Systeme von der neuen Gesetzgebung betroffen sind. „Die Umstellung auf die Datenschutzgrundverordnung ist eine große Herausforderung, sowohl im Hinblick auf Mitarbeiter als auch auf interne Prozesse“, sagt Florian Henkel, Geschäftsführer von Clarity & Success. So müssen Juweliere, bei denen mindestens zehn Mitarbeiter Zugang zu personenbezogenen Daten haben, einen Datenschutzbeauftragten bestellen, der für die umfassenden Rechenschafts- und Dokumentationspflichten fit gemacht wird. Außerdem können je nach genutztem System hohe Umsetzungskosten im Bereich der EDV ins Haus stehen. „Nutzer der „Juwelier Management Software“ von Clarity & Success haben die notwendigen Funktionen bereits im System integriert“, so Henkel.

Vielfältige Maßnahmen erforderlich

Konkret müssen Einzelhändler ab Mai so gut wie alle Prozesse dokumentieren, um kundenrelevante Daten abzuspeichern und zu nutzen. Dazu gehören Maßnahmen wie ein jährlich zu aktualisierendes Verfahrensverzeichnis, ein individuelles Datenschutzkonzept, Auftragsvereinbarungen mit Dienstleistern sowie Datenschutzerklärungen von Kunden und Mitarbeitern. Juweliere und Goldschmiede, die künftig Kundendaten speichern und auch nutzen möchten, müssen sich dazu immer die schriftliche Genehmigung der betroffenen Person einholen. Hier gilt es zu beachten, dass die erlaubte Speicherung nicht direkt auch die Nutzung der Daten beinhaltet. Deswegen ist es wichtig, sich für beide Szenarien die Einwilligung einzuholen.

Nicht nur bei der zukünftigen Speicherung von personenbezogenen Daten werden die Gesetze verschärft. Alle neuen Regelungen betreffen auch die Altbestände. Konkret bedeutet dies, dass Juweliere ab dem 25. Mai sämtliche Kundendaten, bei denen keine Geschäftsfälle in den vergangenen zehn Jahren vorliegen, löschen müssen, wenn keine Datenschutzerklärung vorliegt. „Versuchen Sie daher möglichst schnell zu handeln und den Großteil Ihrer Daten zu retten, indem Sie die Personen vor Inkrafttreten der Verordnung kontaktieren“, rät Florian Henkel. Das ganze Thema erscheine zwar zunächst kompliziert, aber die neue Datenschutz-Grundverordnung liefert auch die Chance, interne Prozesse zu optimieren und sich mit einer richtlinienkonformen Software neu aufzustellen. Henkel: „Unsere ,Juwelier Management Software‘ von Clarity & Success bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Datenschutz anforderungen in wenigen Schritten und daher sehr zeitsparend zu erfüllen. Wir lassen unsere Software noch vor Start der Datenschutzverordnung zertifizieren und garantieren unseren Kunden damit, dass die Speicherung und vor allem die Löschung der personenbezogenen Daten ordnungsgemäß möglich ist.“

Nützliche Zusatzfunktionen

Zusätzlich bietet Clarity & Success einige Zusatzfunktionen, mit denen das Sammeln und Einholen der Datenschutzerklärung in nur wenigen Schritten umsetzbar ist – beispielsweise erleichtert das rückwärtige Touchdisplay für Kunden, das an der Kasse befestigt ist, diesen Vorgang. Jeder Kunde, der neu beim Verkaufsprozess erfasst wird, muss eine Unterschrift leisten, die über das Rückdisplay eingeholt und direkt digital für zukünftige Beweise in den Kundendaten abgespeichert wird.

Für Juweliere, die kein Kundendisplay nutzen, gibt es mit dem Unterschriften-Pad eine weitere Möglichkeit zur digitalen Abspeicherung der Unterschrift. Neben der Hardware bietet Clarity & Success ergänzende Apps für die „Juwelier Management Software“ an, die beim Sammeln der Kundenunterschriften helfen können.

„Darüber hinaus wird auch die Kassenhardware an die Richtlinien angepasst. Der Kassen-PC wird so abgesichert sein, dass nicht einfach Daten mittels eines USB-Sticks oder anderer Datenübertragungsgeräte heruntergeladen werden können“, erklärt Henkel. Und auch für die internen Datenschutzprozesse hat das Unternehmen bereits vorgesorgt: So teilt die Software jedem Mitarbeiter ein sicheres Passwort zu.

Florian Henkel rät allen Juwelieren, das Thema Datenschutz ernst zu nehmen und sich umgehend damit auseinanderzusetzen. „Wer die ,Juwelier Management Software‘ richtig nutzt, ist auf der sicheren Seite. Das Sammeln der Einwilligungen liegt jedoch nach wie vor in Ihren Händen.“

Für weitere Fragen zum Thema Datenschutzverordnung können sich Kunden und Interessenten an Jörg Fliegner, Qualitätsmanager und Datenschutzbeauftragter von Clarity & Success, wenden.

 

joerg.fliegner@clarity-success.com
www.clarity-success.com

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